Аутсорсинг бухгалтерских услуг: виды и специфика бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Передача даже части финансовых функций компании сторонних исполнителям – очень серьезный и ответственный шаг для любой компании. Именно по этой причине каждый руководитель организации должен понимать плюсы и возможные риски аутсорсинга бухгалтерских услуг, суть процесса, способы реализации и правовую базу. На законодательном уровне передача бухгалтерии компании на аутсорсинг была закреплена в Федеральном законе от 2011 года.

Сущность бухгалтерии на аутсорсинге

Лексически слово аутсорсинг образовано от двух английских эквивалентов, означающих внешний источник. В современном значении – это передача части или всех функций сторонней компании или исполнителю. Обычно ведение бухгалтерских услуг передают на сторону для оптимизации бизнес-процессов и экономии средств. Если правильно выбрать подрядчика, то становится возможным максимально сконцентрироваться на основном бизнесе, уменьшить финансовые издержки и снизить риски. Иногда неопытные руководители смешивают понятия и считают аутсорсингом сотрудничество с внештатным бухгалтером. Это ошибочное мнение, потому что внештатный специалист чаще всего занимается эпизодическими задачами по мере необходимости, а передача ведения бухучета на аутсорс подразумевает делегирование части функций в комплексе. Первые компании, оказывающие подобные услуги, появились в стране почти 20 лет назад.

Стремительное развитие отрасли в последние годы объясняется тем, что в России образовалось большое количество компаний с международным капиталом, вынужденных вести бухгалтерский учет по международным стандартам. Сегодня услугами бухгалтерии на аутсорсинге пользуются не только компании-нерезиденты РФ, но и крупные отечественные предприятия, региональные представительства и небольшие старт-апы.

Виды и специфика бухгалтерского аутсорсинга

Специалисты выделяют 4 основные разновидности:

• Финансовое консультирование. Это наиболее простой вид аутсорсинга, к которому обращаются, если нужно постоянно контролировать деятельность штатных специалистов бухгалтерии. К услугам внешних специалистов логично прибегнуть, когда бухгалтерский учет, анализ и аудит имеет определенную специфику. Яркий пример – заключение сделок с иностранными компаниями. Даже если вы считаете, что с ведением учета в компании все хорошо, своевременные консультации стороннего специалиста принесут пользу. Изменения в финансовом и налоговом законодательстве требуют постоянного контроля, а у штатного бухгалтера, занятого бизнес-процессами, не всегда есть на это время.
• Выборочный аутсорсинг. Передача отдельных функций по ведению бухгалтерского учета – подготовка налоговых деклараций и статистической отчетности, начисление заработной платы в организации. Обычно такой вариант выбирают руководители, желающие сохранить постоянный контроль над финансовыми процессами в компании, но не имеющие достаточной квалификации или времени. Оптимальное решение при сокращении штата бухгалтерии или загруженности штатных сотрудников однообразными рутинными задачами.
• Полный аутсорсинг. Переход на полное комплексное обслуживание организации сторонней компанией. В таком случае можно полностью отказаться от штатной бухгалтерии, ведь ведение процессов берет на себя компания-аутсорсер.
• Ведение бухучета от лица главного бухгалтера с правом подписи в налоговых и финансовых документах. В определенных случаях заказчик передает право подписи представителю сторонней компании. Польза от такого решения очевидна: вы экономите время на работу с документами и можете полностью сосредоточиться на основной деятельности организации. Минус один: отсутствие контроля над работой стороннего специалиста, поэтому надо внимательно подходить к выбору подрядчика.

На практике выбор варианта для перевода бухгалтерии на аутсорсинг зависит от финансовых возможностей организации, специфики ведения бизнеса, степени готовности перейти на внешнее обслуживание.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

На практике делегирование внутренних задач сторонней компании дает немало преимуществ в сравнении с конкурентами, которые предпочитают по старинке держать в штате несколько бухгалтеров и разделять между ними отдельные направления бухучета:

• Минимизация расходов на содержание бухгалтерии. Для примера рассмотрим организацию, в которой работает лишь один штатный специалист. Для него необходимо оборудовать рабочее место, предоставить компьютер, закупить пакет специализированных лицензионных программ, приобрести оргтехнику, установить телефон. На аутсорсинге специалист уже имеет все необходимое для работы. Штатному сотруднику нужно платить зарплату, причем даже в случаях его временного отсутствия – декрет, отпуск, больничный. На заработную плату начисляются налоги. В случае со сторонним специалистом налоги и взносы в пенсионный фонд платит та компания, которую он представляет. Услуги аутсорсинга можно вписать в расходы и воспользоваться налоговым вычетом по закону. Как показывают расчеты, перевод ведения бухучета на аутсорс экономит как минимум 25-30 % средств.
• Более высокое качество услуг. Компании, которые специализируются на оказании бухгалтерских услуг, давно отработали бизнес-процессы и научились справляться с решением рутинных и сложных задач. Поставленные цели выполняются в разы быстрее, ведь можно прибегнуть к помощи квалифицированных консультантов по трудовому законодательству, налоговому праву и другим отраслям. В штате компаний, предоставляющих услуги бухгалтерского аутсорсинга, работают компетентные юристы. Деятельность специалиста контролируется начальником отдела и другими службами. Как показывает практика, в таких организациях оперативно реагируют на изменения в законодательстве, владеют современными бухгалтерскими и финансовыми программами, практически не ошибаются при сдаче деклараций и статистической отчетности. Возможности штатного бухгалтера обычно ограничены, а обилие задач не позволяет качественно решать их в срок.
• Максимальная ответственность за результат. Если вы передаете ведение бухучета сторонней организации, то полностью защищены положениями договора. В случае ошибок ответственность несет именно аутсорсер. Грамотно составленный договор обязательно содержит пункты, по которым подрядчик принимает на себя риски по возмещению материального ущерба, оплате штрафов и пеней со стороны налоговых органов. Наличие штатной бухгалтерии от подобных рисков не защищает: недостаточная компетенция специалистов, спешка, невнимательность или незнание законов оборачивается серьезными убытками и потерей репутации.
• Конфиденциальность предоставляемых данных. Аутсорсер и заказчик по договору становятся бизнес-партнерами, у которых совпадают интересы. Именно по этой причине обязательно заключается договор о неразглашении полученной информации. Штатный специалист редко заинтересован в процветании и дальнейшем развитии организации, для него главное в срок получать зарплату. А если речь идет об удаленном специалисте, который одновременно ведет бухучет в нескольких компаниях, то риск передачи коммерческой тайны конкурентам очень высок.

Цена и качество

Стоимость бухгалтерского обслуживания на аутсорсе в разных компаниях отличается. Иногда различаются даже принципы формирования цены. Классическим способом расчета стоимости стал учет системы налогообложения и количества финансовых операций, совершаемых в течение отчетного периода. По умолчанию за отчетный период принимается один месяц.

Сотрудничество со специализированной компанией – это эффективная возможность сократить расходы на содержание штатных специалистов, избежать штрафов за не предоставление налоговой декларации в срок, минимизировать количество ошибок, сохранить в тайне конфиденциальную информацию.